Rechtliche und steuerliche Pflichten beim Dienstwagen

Ein Dienstwagen ist bei Arbeitnehmern sehr begehrt, vor allem dann, wenn er auch privat genutzt werden darf. Die Überlassung wird grundsätzlich im Arbeitsvertrag geregelt. Darin sollte auf jeden Fall festgehalten werden, wann und mit welchen Begründungen der Arbeitgeber die private Nutzung widerrufen kann.

Denn „der Arbeitgeber kann seine Zusage nicht jederzeit und vor allem nicht ohne Gründe widerrufen“, sagt Andreas Munk, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei Ecovis. Ist die private Nutzung des Dienstwagens erlaubt, so gilt das auch für Zeiten, in denen der Arbeitnehmer beispielsweise wegen Urlaub oder Krankheit nicht arbeitet, aber Gehalt bezieht. Das gilt auch für eine Mitarbeiterin, die sich im gesetzlichen Mutterschutz befindet. Denn bei der Stellung eines Dienstwagens handelt es sich um eine Sachleistung, die Bestandteil des Gehaltes ist. Deshalb darf der Arbeitgeber auch nicht verlangen, dass sich der Arbeitnehmer an den Kosten für eventuelle Fahrzeugschäden beteiligt.

Allerdings gibt es auch Ausnahmen, so zum Beispiel wenn der Arbeitnehmer aus grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz einen Unfall verursacht. Da die Überlassung eines Dienstfahrzeugs Teil des Gehalts ist, muss der Arbeitnehmer diese Leistung auch versteuern. Dazu hat er zwei Möglichkeiten: Entweder muss er ein Fahrtenbuch führen oder er versteuert das Dienstfahrzeug pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises. Für jeden Kilometer, den er zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Wagen zurücklegt, kommen dann noch je einfachen Entfernungskilometer 0,03 Prozent des Listenpreises hinzu. Fährt der Arbeitnehmer nur einen Teil der Strecke mit dem Dienstwagen, beispielsweise bis zum nächsten Park+Ride-Platz, so sind nur die tatsächlich mit dem Fahrzeug zurückgelegten Kilometer zu versteuern. Das allerdings muss er glaubhaft nachweisen können.